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外貿11年,我是這樣拿下訂單的

發布時間:2016.05.19

只要有采購有需求,有市場有訂單,就看花落誰家了。

外貿做單難嗎?我覺得也難也不難。在網絡飛速發展的今天,外貿業務員只要敲敲鍵盤,訂單就滾滾而來,你說做單難嗎?當然,網絡發達了,也有很多不利的一面。比如客戶往往一個詢盤發給行業大部分出口企業,然后拿著詢盤漫天問價。在當前經濟環境低迷、競爭激烈的情況下,確實面臨做單難、單難做的窘境。

但是,只要有采購有需求,有市場有訂單,就看花落誰家了。這么多年來我的心得就是:外貿是一個漫長而又持久的工作,心急真是吃不了熱豆腐;同時,外貿也是一個非常復雜的過程,我們學國際貿易也好,商務英語也好,盡管是相關專業,書本上除了一些外貿術語以及一些理論,四年大學下來,從來沒有教材告訴我們如何開發客戶,如果搞定客戶。因為外貿過程真的是有太多學問和奧妙了,那些不同的案例在短時間內根本無法參透。

但是,不管怎么樣,我始終相信事在人為。任何工作,只要我們努力了,總有春暖花開的那一日。流暢的英文,敏捷的思維,對外貿工作的熱愛和執著,持之不懈的努力和義無反顧的堅持,都有可能讓我們成為外貿路上的一顆璀璨之星。

今天我給大家分享外貿人必須去走的一條“捷徑”:清晰的思路加上不懈的努力。這里主要圍繞回復客戶詢盤、客戶投訴,以及訂單敲定做簡要闡述。

關于詢盤回復

做過外貿的朋友們都知道,很多時候,我們收到一個詢盤,客戶并不會在首次發出的詢盤里把自己的需求條理清晰地告訴我們。這時候我們如何回復顯得尤為重要。

沒有經驗的新人,不管三七二十一,先長篇大論地把公司簡介貼上,用很長的篇幅去介紹公司如何強大,如何有優勢等等,然后再把公司所有報價單一股腦兒都附上,深怕客戶漏失任何一個產品,最后帶著焦慮的心情眼巴巴地等著客戶的回復,一般情況下,這些滿載著期盼的郵件往往最終石沉大海,杳無音信。相反,如果我們可以做到條理清晰,思路明確,準確地引導客戶,回復率和成單率會高很多。

拿到一個詢盤時,我認為可以這樣做:第一步,我們應該仔細閱讀客戶的詢盤要求,認真揣摩客戶的意思;然后,結合我們的產品本身的一些特征,給出建議、報價,包括交期、起訂量、付款方式等;同時,如果有些細節需要客戶確認,可以調理清晰地羅列出來,請客戶確認。溝通時強調我們在該產品中的優勢非常有必要,如果曾經有過一些非常有說服力的成功案列,也可以同時告知以給客戶信心。

當然,在做這個工作的同時,盡量將復雜的問題簡單化,如果有選擇題,盡量讓客戶做選擇題而非填空題。對于我們提出的問題,很多時候客戶也是一頭霧水,國外客戶有中國人這么勤勞的很少見,一般不見得愿意回答我們的問題。

切記,無視客戶的問題,答非所問,自己說自己的,就是失敗的回盤。記得很多年前,一位委瑞內拉客戶在回復我的郵件里說了這樣一句話:“Joan,You are the only one replys my questions”。當時由于行業滿足不了客戶的要求,我如實回答以及給出建議。

有些客戶的要求,我們確實做不了,但是可以據實告知原因,以及說明將來能夠做的時候必將再次告知客戶,我相信這樣友好的回復,客戶肯定是很樂意看見的。

最后,如果郵件發出去以后,能夠同時電話溝通,會讓我們從眾多競爭對手里面脫穎而出,讓客戶能夠在短時間內非常直觀地記住我們以及我們的公司。

除了東南亞國家的客戶,其他大部分國家的客戶跟我們都有時差,如果我們在收到客戶的郵件的同時,盡量能夠立馬回復,縮短由于時差帶來的周期長的問題,也是一個絕對有優勢的舉動。即使不能回復客戶郵件的問題,也可以先回復,告知收到郵件,將盡快確認客戶的規格等給出準確答復。

關于客戶投訴

不管是大公司還是小工廠生產出來的產品,都或多或少是有些問題的,我覺得這是正?,F象。是人都會犯錯誤的,問題在于我們如何解決這個錯誤。

外貿新人第一次收到客戶的投訴,心就涼了半截,緊張得不得了,其實這大可不必。一些小小的插曲出現,反而能夠加深彼此的印象,處理得當,還能增加客戶對我們的信任。我們先要弄清楚問題的所在,是客戶人為操作不慎引起的問題,還是我們產品本身的設計缺陷。售后處理客戶投訴的宗旨是,結合本公司的產品特征和情況,給出合理的解決方法。

關于投訴,我也有很多親身經歷,所以當出現了問題,千萬別怕,處理得當,還是有起死回生的余地的??蛻粢彩侨?,都是明事理的,所以我相信,如果我們能給出恰當的指導意見,合理的處理方案,合作還是可以持續的。

說了那么多大道理,下面舉例說明我是如何在工作中體現出“清晰的思路加上不懈的努力,從而實現外貿訂單并不難的效果”。

2014 年的3 月4 日,一位荷蘭的客戶通過中國制造網給我們發來一封詢盤,那時候我們從春節回來工作大約一個月時間??蛻粼谠儽P里面大致講了對產品的要求、數量,以及后續的需要數量。

這個詢盤的內容和我們收到的很多詢盤是大同小異。我認真閱讀了這個詢盤,構思了一下,按照上面羅列的回復建議,回復了客戶的詢盤。

2014年4月16日,客戶的回復來了,他仔細閱讀了我們的報價,并且羅列了所有他即將需要的樣品的型號和數量,不能按照客戶要求提供的樣品的,我給出了其它建議,剩余的我按照客戶的數量和要求做了形式發票??蛻粼谑盏綐悠分?,很快就安排了付款,我們把樣品準備好就發了出去。

2014年5月20日,客戶下大單了,500米藍色LED霓虹燈。按照早期的報價,我給客戶做了一個CIF的形式發票,很快客戶付了款,我們這邊開始備貨發貨,客戶如期收到貨。說到這里,你們可能覺得這一切都順理成章,沒有什么稀奇的。

2014年7月1日,我們收到了客戶的投訴,有圖片,有視頻,當時客戶一直覺得是質量問題,要求我們補20% 備品過去。

我認真查看了圖片和視頻,也把視頻和大概情況等匯總交給工廠,工廠的工程師立即給出建議和處理方式。于是,我把這些建議整理好發給客戶,開始的時候,客戶還是有些生氣的,覺得他們的操作沒有問題,同時也責備我們沒有好好提醒他,雖然這個用戶說明我在早期的郵件里面都有發給客戶。

這樣一直到了2014年9月30日,客戶發郵件說我的建議看起來是正確的,他們按照我的建議安裝產品,沒有再發現早期的問題了??蛻暨€打算再訂200套配件。雖然已經臨近國慶長假,我還是第一時間給客戶報了價。

越努力,越幸運

2014年10月2日,我再次收到客戶的一個郵件,附件是我們網站上的另一種配件的圖片,那是我們的流星燈管的連接線,這個燈我平時不負責,家里電腦沒有這個資料。同時,客戶發了一個很大的詢盤,即上次采購的500米的產品,這次要4000 米以及相關配件,讓我報價。同時客戶告知他要來參加我們在香港的秋季燈飾展,讓我幫忙預定酒店以及給出建議,方便他安排時間和預定機票。

為了及時提供客戶需要的資料以及能夠準確地給客戶提供報價。我立即騎上一輛自行車,搭上我兒子,到公司來找資料,給客戶報價。當時還遇到公司另外一位老業務也在公司加班,正好她手里有客戶在網上下載附圖的詳細資料,連同客戶打算返單的產品,我都一一做了報價以及PI,回去的路上真是天公不作美,下起了大雨,我和兒子只能到橋底暫時避雨。

晚上回到家里,客戶的回復來了??蛻籼峒拔业膱髢r和他之前的合作價格不一樣,之前的報價給出了一點折扣。我羅列了匯率、租金、材料,以及忙時需要加班付雙倍加班費等各種成本客觀增加的因素,同時告知客戶如果能在一周內確認訂單,我會去公司爭取保留早期的價格。這樣大家看起來都是雙贏。

由于客戶透露了他參加香港秋季燈飾展的行程,那里有很多同行以及我們的供應商。我當時心里的想法就是必須在展會之前拿下這個訂單,否則,也有可能發生變數,花落他家。

有了這個念頭之后,就決定犧牲國慶長假,一定要在國慶假期間拿下這個客戶。所以在放假期間一直跟客戶保持著聯系,逐一解決客戶的問題,一直到了2015年10月6日的凌晨2點,事情終于敲定了,客戶確認了所有的訂單,直到那天晚上,我終于睡了個安穩覺。

到了第2 天,也就是2014年10月6日的晚上8點多,客戶打來電話告訴我他們完成了付款。兩張訂單加起來差不多5萬美金,而且是全款。

當時心中的那種喜悅真是無法比擬的。我們的LED燈具的貨值并不是很高,5萬美金的訂單,在行業里算是一張蠻漂亮的訂單。后面做完這張單的時候,財務把數據統計出來,兩張單的毛利約10萬(人民幣),就我賣的200條為客戶定制的線,就差不多有2萬的毛利,其實這是個OEM 定制的產品,當時由于國慶放假,所有供應商都在放假,價格我也是自己去預估的,由于是OEM定制,價格我也報高了很多倍,才有不錯的利潤。

故事講完了,這是發生在2014年我親身經歷的一個小小案例。

其實這個單做得很輕松,我在溝通的過程當中做到了條理清晰地引導客戶,給客戶建議和幫助,而且積極配合,為了提供資料給到客戶,我騎著自行車載著我兒子到公司找資料,中途還被淋雨;為了能盡快拿下訂單,我犧牲了國慶長假時間,以及晚上熬夜到凌晨2點,這種敬業精神,也感動了客戶,最終拿了訂單。

這是我外貿生涯中非常普通的一個訂單,并非最大的一張訂單,只是想借此案例告知外貿界的朋友們,其實,外貿并非很難做,訂單也并不難接。所以我要說,清晰的思路加上不懈的努力,外貿訂單并不難。

最后預祝我們外貿路上的朋友們,生意興隆,訂單多多。


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