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外貿詢盤來了,第一封回信“得講究”!

發布時間:2016.05.25

前言:

回復詢盤的第一封郵件關鍵所在:回復前,摸清客戶真實來意,分析客戶類型并針對性回復;回復時,注意各環節細節;回復后,郵件、傳真、電話多方式進行跟蹤。

回復前:區分不同客戶的詢盤目的

事實上,不是每封詢盤都有下單意向。有很多客戶沒有時間一個個去詢價,通常會漫天要報價單,然后再考慮并選擇供應商;也有很多客戶實際上就是競爭對手,詢盤只是為了套取對方價格令自己占據優勢;還有很多客戶詢盤是幌子,索要樣品才是他們真正的目的……

業務員接到詢盤的時候不要急于回郵件和報價,應先認真分析客戶的信息,從中區分出客戶是一般專業買家還是非專業買家。

1確認客戶公司信息真實性

比如把客戶公司的名稱放到網絡上搜索一下,找到公司網站,了解對方是工廠還是貿易公司,主要的經營范圍是哪些行業。如果沒有網站,也要查一下對方的蹤跡。如果是在B2B等平臺上注冊的,可以看看注冊時間,就可大致知道客戶對市場是否了解。

2判斷客戶公司是否專業

先了解客戶公司主要有哪些銷售渠道,一年估計有多大的采購量。通過客戶公司郵件問題判斷其是否專業,主要需要的是什么產品、材質、風格、制作工藝、主要用途和客戶所在市場大環境對產品的要求,價位的要求等是否與自己公司情況匹配。

3推測客戶公司目標是否明確

根據客戶對產品的具體或單一的要求、初次的求購數量,對產品的質量狀態和包裝狀態有什么特殊要求,是否含稅含運費等問題初步預測出客戶詢盤的用意及購買意向。

 

回復時:不同類型客戶回復不一樣的郵件

查清客戶資料后,對客戶類型進行分析,再針對不同類型的客戶針對性地回復郵件。接到詢盤,如果郵件內容很空泛,一般要查詢該客戶公司的網站,了解其經營產品的類型,然后給一個簡單的回復,說明可以提供的產品有哪些,賣得最好的是哪款;要求對方告知針對的市場,提供所需產品的詳細信息,并提醒客戶不同規格產品的價格是不一樣的,沒有規格無法報價(客戶如果是經營該產品的,一定會明白并給出產品的詳細信息)。

1詢盤里,如果客戶什么也不關心,就要求你報價。

這類客戶要小心為上,千萬不要成為一個報價機器。照例先查詢該客戶公司及產品信息,再詢問他具體要哪款產品,數量是多少再報價。還可以打電話或傳真溝通,這樣才不容易被套價。在溝通過程中要找機會看他是否專業,才能知道他是不是真正的買家,真正的買家會很耐心地 溝通,不是真正的買家最后會無聲無息。

2客戶信息全面,并表現出誠意的,這類客戶可能是潛在性客戶。

對于這樣的回復要有耐心,善于引導,依照他的要求結合當地市場推廣情況,有針對性地介紹公司的熱銷產品。郵件不僅要完整回復,還需使之看起來與眾不同,這樣才能抓住客戶的眼球。另外,郵件不一定要立刻就回,選擇合適的時間更重要:比如你同時收到印度和埃及的詢盤,那就沒必要先回埃及的,因為埃及一般是傍晚上班,而印度是下午左右上班。

3如果接到的是規格很詳細的詢盤,這類客戶一看就是經驗豐富的業內人士,也有明確的購買意向。

觀察對方資料后,可以制作一個精美的excel表格,里面涵蓋客戶所需產品的詳細規格,并把其中一項參數稍稍改動(一定不要是最重要的一項),與客戶所需稍有不同,并用有顏色的字體標示出來。再在郵件中詢問客戶,我們可以提供的產品與你的要求稍有不同,如果認為可以,再進一步提供詳細信息,但要注意的是一定不能報價。這樣的郵件,往往很吸引人,一般得到對方的回復幾率很高。


此外,對于那些真的很喜歡報價的客戶,建議報虛價,給彼此討價還價的余地。下面是一些技巧可供大家參考:

技巧一:產品圖片粘在郵件正文抓眼球

天津某外貿公司外貿員小A,公司做石材之類的隔音隔熱材料,她去年3月曾因回復了一封欠妥的郵件,失去一位原本萬無一失的澳大利亞大客戶。

我以為自己的價格很好,但最后發現浙江的同行報價比我便宜一半。我真是不敢相信,后來特地去看,才知道人家用的材料規格比我低很多。失去了這個客戶,我才意識到在國際貿易中,貿易商由于缺少機會親眼看到產品質量,常常憑一封郵件就判斷價格,一旦沒有妥善地回復客人的詢盤郵件,我可能立即會被客人pass,這是很吃虧的。她說。

因此,我們回復客戶的第一封郵件,目的不是報價,而是引起對方跟你交流的興趣。介紹公司是必要的,但要簡練清楚,突出賣點,言之有物,最好不要超過三句話。郵件內容的重點是介紹自己的產品特點,千萬不要盲目報價。另外,互聯網是眼球經濟,所以可以把圖片直接粘貼在郵件正文中吸引人,但不要把圖片放在附件,那就沒效果了。

 

技巧二:取消網址的“http”避免被攔截

除了分清客戶詢盤目的,對不同類型客戶回復郵件有不同方法,在回復郵件的過程中還應該注意一些問題:

標題要簡明扼要,一下子抓住客人的眼球。比如說免費樣品隨時可以提供,或者說根據具體尺寸不同,價格可以略作調整等等。

正文不宜過長,應開門見山,直中主題,簡單明了。根據客戶的要求有針對性地回復,主要是讓客戶知道我們有這個產品,讓他一眼掃過去,就明白。

正文中的重點內容可以醒目加粗以吸引客戶。

最好不要添加公司鏈接,因為國外可能會屏蔽鏈接。如果附上公司的網址最好是取消鏈接效果,把前面的http去掉,這樣客戶既能夠看到公司的網站,又能避免郵件被系統當成垃圾郵件遭遇攔截。

郵件中若有附件,最好采用PDF格式并控制在1M以內,這樣客人比較容易打開。過幾天再通過電話或傳真跟蹤。

充分利用簽名檔,增加不敏感的廣告詞。簽名檔可以帶url或者email,這并不會增加被國外服務器攔截的概率。比較老練的業務員,最好可以借此形成自己的風格。

回復詢盤的第一封郵件最好不要忙于報價,但若是熟悉的客戶,詢盤內容仔細,便可報價。但報價要有點梯度和技巧。


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