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為什么企業離不開外貿管理軟件

發布時間:2019.09.27

就目前外貿企業而言,很多外貿企業不想使用任何外貿軟件,公司里人不多,管理也很直接。老板就是這么說的。

在數據管理方面,可以按照檔案目錄的形式進行分類,簡單明了,便于小學一級掌握。但是,當文件太多時,目錄太長,檢索不夠方便。而且老板對這種管理方式很有信心,因為這樣比較容易理解,如果有人向他推薦其他的管理模式,會覺得多余。

相反,還有一個現象,就是在貿易市場活躍的地區,信息管理的運用程度還比較高。比如在杭州、上海、北京、武漢等地,很多企業都采用標準化的信息管理模式。一方面,便于公司內部分工協作。共享;另一方面,它也留下了標準、成熟、具有一定規模和實力的外在形象。

企業使用信息管理的原因包括以下幾個方面:

1)對外貿易面向發達國家或更嚴格的商業規則,這些規則要求遵守規則才能實現貿易,因此使用軟件可以帶來很多便利。同時,許多發達國家都具有高度的信息化程度,并利用信息管理公司文化更貼近當地客戶文化。

2)軟件系統用數據庫的數據管理代替了傳統的目錄管理,使數據的分類和存儲更加方便。只要在窗口中隨時可以找到訂單和合同數據,數據庫的存儲就可以對各類文檔進行分類和靈活檢索,數據可以統一備份和傳輸。存儲,這肯定比文件管理更方便和靈活。

3)方便查找和統計歷史訂單、歷史客戶信息和廠家信息,為調整客戶報價提供科學依據。

4)方便財務分析和管理,如損益預測、應收應付款統計、收支統計等。

5)能夠對公司職工的工作進行考核,直接統計當月或當年的工作業績,有利于制定科學的獎懲辦法。

6)外貿公司通常要通過各種方式展現自己的業務實力和信譽,比如辦公室要盡量裝修好,比如使用信息軟件也有同樣的優缺點。

7)信息管理有助于促進公司業務的拓展,適應并跟上公司規模的增長。很難想象一家連鎖公司或一家大公司沒有信息軟件的幫助。當公司全體員工適應信息技術的運作模式時,因公司成長而進行的管理變革能夠順利進行,不容易導致業務脫節(有經驗的人必須有感情,業務中斷將是一個嚴重的創傷)。


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